Torsten Otto, einer der Geschäftsführer der mod IT Services GmbH, beantwortet die wichtigsten Fragen zur aktuellen Situation:
Welche Maßnahmen haben Sie getroffen, dass mod IT Services auch in der aktuellen Situation als starker Partner für seine Kunden da ist?
Das oberste Ziel unserer Maßnahmen war, zu jederzeit Ausfallsicherheit und einen reibungslosen Service für unsere Kunden zu gewährleisten. Daher haben wir schon sehr früh einen vierstufigen Pandemie-Plan erstellt, der von umfassenden Hygienemaßnahmen über eine zunehmende Einschränkung der Kontakte bis hin zu Homeoffice für alle Mitarbeiter reichte. Auch haben wir die Geschäftsleitung auf die Standorte aufgeteilt, um jederzeit zuverlässig und schnell agieren zu können.
Dass wir dann vom zweiten Schritt bereits nach wenigen Tagen direkt zum vierten Schritt des Pandemie-Plans gesprungen sind, hat uns dann auch überrascht. Aber dank der guten Vorbereitung und der frühzeitigen Reaktion verlief die Umstellung des Betriebs aufs Homeoffice komplett ruckelfrei, sodass sämtliche Arbeiten nahtlos weitergeführt werden konnten. Der Service und die Erreichbarkeit für die Kunden waren zu keiner Zeit beeinträchtigt.
Als dann wenige Tage später der Großteil der Unternehmen in Deutschland seine Mitarbeiter ins Homeoffice schickte, konnten wir daher auf die deutlich angestiegenen Kundenanfragen in dieser Zeit schnell und vollumfänglich reagieren. So konnten wir auch unseren Kunden die Umstellung so leicht wie möglich machen.
Die Geschäftsführung beobachtet die aktuellen Entwicklungen weiterhin sehr aufmerksam, um jederzeit vorausschauend auf alle möglichen Szenarien vorbereitet zu sein. Über ein neu eingerichtetes Risiko-Dashboard können wir jederzeit sämtliche wichtigen Betriebskennzahlen zu Produktion, Mitarbeitern, Tickets und Wirtschaftlichkeit live betrachten und schnell reagieren.
Wie haben Sie das Unternehmen bereits im Vorfeld so aufgestellt, dass jederzeit ein reibungsloser Service für die Kunden sichergestellt ist? Und wie werden Sie damit in der Zukunft weitermachen?
Als modernes Unternehmen hat mod IT Services bereits in den letzten zwei Jahren alle Weichen gestellt, um komplett ortsunabhängig arbeiten zu können. Alle Mitarbeiter haben ein Notebook und ein Smartphone. Über einen VPN-Zugang können sie von jedem Ort aus auf das Ticketsystem zugreifen. 2019 haben wir die Telefonie komplett in die Cloud verlegt. So haben wir sichergestellt, dass vor allem die Hotlines und das Service Desk jederzeit standortunabhängig erreichbar sind.
Bereits 2018 haben wir vollständig auf Office 365 umgestellt, sodass alle Mitarbeiter immer und überall an sämtlichen ihrer Dokumente arbeiten können. Aufgrund der guten Vorarbeit in den letzten Jahren – als noch keiner ahnte, dass wir einmal in die aktuelle Situation kommen würden – konnten wir daher den Umzug der Mitarbeiter ins Homeoffice schnell und unkompliziert umsetzen.
Ganz wichtig in dieser Situation ist natürlich, dass der großartige Teamgeist, der mod auszeichnet, auch jetzt aufrechterhalten wird, wo die Teams remote zusammenarbeiten. Unsere sehr aktive HR-Abteilung leistet hier großartige Arbeit, etwa durch einen wöchentlichen Brief an die Mitarbeiter mit einer aufbauenden Nachricht und einer kleinen Überraschung – in der ersten Woche beispielsweise eine Tasse mit unserer Botschaft für diese Wochen: Stay home – not alone!
Zudem nutzen wir intensiv Tools wie Microsoft Teams zur engen Zusammenarbeit. Intern tauschen wir uns über Yammer aus. Dort haben wir auch eine Challenge gestartet, bei der das Team mit den meisten und kreativsten Beiträgen zum Thema „Arbeiten im Homeoffice“ prämiert wird. Da sind bereits eine ganze Menge tolle Ideen zu sehen. Auch Aktionen wie der virtuelle Poetry Slam mit vier extra geladenen Künstlern in der letzten Woche, an dem über 60 Zuhörer – sowohl Kunden als auch Mitarbeiter – über Teams teilgenommen haben, tragen dazu bei, dass wir miteinander im engen Kontakt bleiben.
Egal, von wo aus wir arbeiten, mod ist zukunftssicher aufgestellt. Wir haben die technische Ausstattung und ein Team, mit dem wir jederzeit und von jedem Ort aus sicher und zuverlässig für unsere Kunden da sind.
